Si parla sempre più spesso dell’importanza di figure come commercialisti e consulenti del lavoro soprattutto per quanto riguarda le attività contabili ma in aiuto di questi professionisti e delle aziende stesse arrivano suite per PMI in grado di migliorare l’ottimizzazione di alcune attività come quella di gestione paghe.
In grado di rendere il proprio business più competitivo, risparmiando soldi e tempo, a semplici software verticalizzati su un’attività si possono persino preferire suite gestionali completi come quelle distribuite da Ranocchi Fabriano che garantiscono supporto ed efficienza con un’interfaccia grafica intuitiva.
Perché scegliere un software per la gestione paghe in azienda
I tool in grado di ottimizzare la gestione paghe si rivelano una soluzione innovativa e strategica all’interno delle piccole e medie imprese.
Uno dei principali vantaggi è la facilità d’utilizzo: i migliori hanno un layout studiato per essere facilmente comprensibile, aiutando gli operatori a ottimizzare il tempo senza impazzire con software tecnologicamente complicati ed eccessivamente macchinosi.
Sono progettati con un’efficace storicizzazione delle informazioni; attraverso un’organizzazione degli archivi che prevede date di validità, danno modo di mantenere un accurato storico di dati anagrafici, tabulati contrattuali e contributivi, oltre a progressivi fiscali.
Altrettanto importante è l’eliminazione dei dati duplicati che non dovranno quindi essere gestiti manualmente, ottimizzando spazi occupati e limitando eventuali errori umani che invece possono capitare mantenendo la tecnologia lontana.
Da non sottovalutare è la compatibilità con le applicazioni di office automation più diffuse: in questo modo facilitano l’integrazione con strumenti già utilizzati senza doverli sostituire. E per gestire ancora tutto più agilmente, basterà sceglierne di performanti in grado di esportare i dati in xls: si tratta un formato comodo per trasmettere informazioni e compatibile su ogni tipologia di sistema operativo.
Chi può utilizzarlo
I software di gestione paghe sono estremamente versatili. Pensati per soddisfare le esigenze di diversi utenti nel panorama professionale del Belpaese, spiccano per la capacità di coprire tutte le forme di pagamento e le diverse buste paga previste dalla legislazione attuale.
Il risultato? Una tecnologia in grado di supportare consulenti del lavoro senza escludere le aziende PMI che se ne occupano internamente. La loro forza è sicuramente quella di mettere a disposizione modelli preconfigurati divisi per categoria di lavoratore e settore: in questo modo gli utenti possono ottimizzare i tempi operativi, beneficiando di una piattaforma che facilita l’adattamento a qualsiasi scenario, dall’amministrazione di lavoratori agricoli e dello spettacolo, a quelli impiegati in ambiti professionali regolamentati e associazioni di categoria.
Suite complete come quella distribuita da Ranocchi Fabriano spiccano poi per non limitarsi alla sola gestione delle paghe; gestire enti e fondi, controllare e compilare le liste Uniemens e avere sott’occhi tutte le comunicazioni di irregolarità e regolarità lavorativa è di grande aiuto.
Con questa scelta, si hanno sottomano anche tutti gli aspetti fiscali e previdenziali, come i modelli 730-4, i certificati di malattia dell’INPS e le deleghe F24, oltre a dati immobiliari come il catasto dei fabbricati e dei terreni.
In pochi clic, da PC o smartphone e addirittura tramite cloud si ha modo di avere una visione completa sulla situazione, evitando errori e dimenticanze a causa di una distribuzione su troppi programmi distinti.
6 motivi per utilizzarne uno
Scegliere un software di gestione delle paghe mette a disposizione delle aziende diversi vantaggi, ecco i più interessanti:
- Processi automatizzati. Addio errori umani collegati calcoli complessi per retribuzioni, tasse, e contributi previdenziali;
- Conformità normativa. Essere aggiornati con le novità fiscali in termini di normative previdenziali è complicato se non si è commercialisti, con questi tool si resta al passo, evitando errori che possono condurre a sanzioni gravose;
- Tempo ottimizzato. Gestire tutto manualmente è pesante e occupa molte ore. Un tool dedicato libera professionisti che possono essere impiegati in attività di maggiore valore aggiunto per l’azienda;
- Accessibilità e sicurezza. Il GDPR ha impattato soprattutto nel mondo professionale dove i dati sensibili devono essere tutelati al massimo e per questo l’utilizzo di software con cloud in linea con le leggi europee sulla privacy è una mossa furba;
- Reportistica dettagliata. Offre la possibilità di generare report dettagliati e personalizzati, aiutano nella pianificazione finanziaria e nell’amministrazione del personale;
- Compatibilità con altri sistemi. Si integra facilmente con altri programmi usati dall’azienda, come quelli di gestione delle risorse umane o di contabilità, creando un sistema interconnesso che migliora la gestione aziendale complessiva.
PMI e multinazionali hanno tra le voci più rilevanti nel bilancio quelle relative alla retribuzione: è importante quindi minimizzare gli errori nella redazione delle buste paga, evitando sprechi ma soprattutto proteggendosi da eventuali contravvenzioni che possono sopraggiungere in caso di calcoli inesatti.
L’approccio più efficace? Sicuramente l’impiego di un software gestionale che si occupi di paghe e di tutte le questioni burocratiche e amministrative collegate alle risorse umane. Come abbiamo avuto modo di vedere, oltre ad un’ottimizzazione dei costi c’è una maggiore tutela dell’impresa che può concentrarsi sul proprio operato più che sulla parte burocratica.
